Afspraken kunnen van buitenaf ingeschoten worden en ook via dit systeem ingepland en gewijzigd worden. Een afspraak kan vanuit het menu Afspraken gestart worden of vanuit een relatie. Wanneer deze vanuit de relatie aangemaakt wordt dan staat deze gelijk gekoppeld aan de relatie, anders moet de juiste relatie nog gekozen worden.

Afspraken overzicht

Met de knop afspraken vanuit het snel menu of het dropdown menu komt u in de lijst met huidige afspraken.

Links in d ekop ziet u de medewerker en rechts de status van de afspraak. Op deze twee onderdelen kunt u filteren. Kies een andere medewerker of een andere status en de afspraken wordt direct daarop gefilterd. Als u bij de selectie geen medewerker kiest of weghaald als er al één geselecteerd is dan krijgt u alle afspraken tezien. Dat geldt ook voor de status als u daar Status kiest. Wanneer u op een Afspraak regel klikt dan komt u in het detail scherm. Dit detail scherm krijgt u ook als u vanuit de relatie een Afspraak kiest of toevoegt.

Afspraak detail

Het detail scherm van de afspraak geeft alle informatie over de afspraak met daaronder het logboek van alle interacties die geweest zijn omtrent deze afspraak. Daar vindt u wanneer de afspraak gemaakt, gewijzigd en verstuurd is.

Wanneer u iets wilt wijzigen dan moet u eerst op de knop Wijzig klikken. Als u rechten heeft om de afspraak te verwijderen dan kunt u ook de knop Verwijder gebruiken. De twee email knoppen sturen de huidige status van de afspraak naar de klant of de medewerker (coach). Wanneer er een factuur bij de afspraak hoort en de status is uitgevoerd dan wordt deze direct meegestuurd naar d eklant als u deze knop gebruikt. Afhankelik van de status van de afspraak kunt u een aantal knoppen gebruiken om aan te geven wat de status van de afspraak is. Hieronder krijgt u een opsomming van de knoppen en wanneer die beschikbaar komen:

• Afgerond Is beschikbaar wanneer de status Afspraak is en zet de status naar Uitgevoerd
• Afspraak gemaakt Is beschikbaar wanneer de status Uitgesteld of Uitgenodigd is en zet de status naar Afspraak
• Annuleren Is beschikbaar wanneer de status niet Geannuleerd is is en zet de status naar Geannuleerd Alleen bij Afgerond wordt automatisch een bericht verstuurd naar de klant. Bij alle andere knoppen dient u zelf, indien gewenst met de knop Email klant, een update te versturen. De notitie kan gebruikt worden voor eztra aantekeningen. Deze worden ook meegestuurd wanneer u een update naar de klant of coach stuurt.

Afspraak door klant

Vanuit de website of QR code kan er door de klant direct een afspraak ingepland worden. Daarbij volgen de volgende schermen:

Hier kies je een datum en dan één van de beschikbare tijden.

Wanneer alles ingevuld is dan klik je op Verstuur formulier. Dan wordt de afspraak opgelsagen in het systeem. De klant krijgt automatisch een bevestiging via de email en de coach krijgt een email bericht van de afspraak.