Lijst

Bij het openen van de relaties komt eerst de lijst met relaties in beeld. Zoeken kan op voor en achternaam, straat en emailadres. Tijdens het typen wordt al direct gefilterd op de gevonden relaties. Het verwijder prullenbakje naast het zoeken maakt het filter leeg en toont weer alle relaties. Met het klikken op een naam komt men in het detail scherm.

Detail

Het detailscherm toont alle informatie van één relatie. Dat is naast de naam adres en wonnplaats ook alle interacties met die relatie zoals email en afspraken.

Relatie

Onder het kopje Relatie staan de basis informatie van de relatie. Om die te kunnen aanpassen kliktt u op de knop Wijzig. Na het aanpassen worden de aanpassingen met de knop Opslaan opgeslagen. De knop Annuleren zet de origniele gegevens weer terug. Om een relatie verwijderen met alle gerelateerde gegevens gebruikt u de knop Verwijderen. Na de bevestiging wordt de relatie direct uit het systeem verwijderd.

Relatiecontacten

Hieronder vindt u alle interacties met de relatie. Dat zijn afspraken, emailberichten en notities. Om een nieuwe interactie aan te maken kunt u op de desbetreffende knop onder dit overzicht klikken. De knop Email opent een dialoog venster waarin een email bericht aangemaakt kan worden.

Email berichten

In het systeem kunt u sjablonen opslaan die u wilt gebruiken voor het opmaken van email. Deze sjablonen zijn aan te maken onder het menu Beheer. De knop Versturen zal het bericht versturen en ook opslaan in het dossier van de relatie.

Afspraken

Een nieuwe afspraak is gekoppeld aan een project en medewerker. Deze dienen ingevuld te zijn. De status start met een Afspraak en gaanderweg hrt verloop zal deze status steeds anagepast worden.

• Afspraak - De afspraak staat ingepland
• Geannuleerd - De afspraak gaat niet door
• Uitgenodigd - De relatie krijgt een email bericht om zelf een afspraak in te plannen
• Uitgesteld - De afspraak gaat niet door en de relatie of coach maken een nieuwe afspraak
• Uitgevoerd - De afspraak is uitgevoerd en afgesloten De knoppen Email klant en Email coach versturen de huidige status van de afspraak naar klant of coach. De knop Afgerond sluit de afspraak en verstuurt de nieuwe status met eventueel de factuur naar de klant.

Notities

De knop Overige zorgt voor een notitie mogelijkheid van een gesprek of ontmoeting met de relatie. Deze kan ingesteld worden op welke wijze het contact geweest is via het medium. Wanneer de notitie nog opvolging behoeft dan blijft deze open, mocht er geen opvolging nodig zijn, dan kan de notitie gesloten worden.

Lidmaatschap

Wanneer een relatie lid is van een werkgroep of een participatie dan kan dat onder Lidmaatschap geregistreerd worden. Met de plus in de kop Lidmaatschap kan gebruikt worden om een nieuw lidmaatschap toe te voegen. Deze heeft een registratie soort en start en sluitingsdatum. De sluitingsdatum kan leeg blijven voor actuele lidmaatschappen. Deze sluitingsdatum kan later nog ingevuld worden door op de lidmaatschapsregel te klikken en een datum invullen nadat er op Wijzig geklikt is.

Overzicht koppelingen

In de lijst met relaties is in de laatste twee kolommen te zien wat de gekoppelde gegevens zijn. In Lidmaatschappen kolom ziet men een opsomming van de lidmaatschappen. Dit zijn de codes van de verschillende lidmaatschap soorten. Onder Acties staat aangeven hoeveel Noties, Emails en Afspraken er gekoppeld zijn aan iedere relatie.